【第46回】Operational Excellence 実行の勘どころ 、“変革推進、品質は儲かる”

周囲を巻き込み　一緒に考えるスキル（その2）

　周囲を巻き込み、一緒に考えるスキル（その２）です。
　ファシリテーションはさまざまな場面で活用されます。プロジェクトに関するミーティングをうまく実施することを目的に、ポイントを４つ紹介しました。

• ミーティングの目的確認、今日は伝える立場か、聞く立場か、自分に言い聞かせて参加する
• ミーティング進行の役割を任命する
   ファシリテーター、タイムキーパー、スクライバー、スーパーバイザー
• 大事な方針や重要事項はその場で決めない
• 出された意見やアイデアは必ず図示化する

　次にファシリテーション的スキルの活用事例を紹介します。メンバー全員に参加してもらう、プロセスの可視化、情報共有の仕方などです。

• 参加してもらうことの大切さを感じてもらう、付箋をフル活用
• 立場や視点による違いをポジティブに活用
• 意見やアイデアの聞き方
• 情報共有の大切さ
• 意見をまとめる、図示化する、アナログ方式　　など

　文字にすると、どれも当たり前で簡単な事柄ですが、いざファシリテーターや自分がプロジェクトリーダーになると忘れてしまいがちです。私は研修講師という立場で、人前で話す機会が多いので、どうしても人の話よりは、自分の意見や自分の話が長くなる傾向にあります。自分の話は短く、相手の立場に立ち、積極的に参加してもらえるようファシリテーションするようにしています。
　ファシリテーションは、プロジェクトやミーティングを円滑に運営し、参加者の発言やコミュニケーションを促進すること目的です。ファシリテーションの勘どころをもっと学びたい方は、ファシリテーション研修に参加したり、ビデオを見ながら実際にやってみたりすると理解が深まります。さらに詳しく知りたい方は、YouTubeチャンネルeVision2030でもご覧いただけます。リンクはこちらです　☞　eVision2030

【参加してもらうことの大切さを感じてもらう、付箋をフル活用】

 　ブレインストーミングの方法にはいろいろあります。プロジェクトを実行し、意見やアイデアを集めたり、それらを整理分類したり、忘れないようにするため、付箋を活用することはとても有効です。対面でホワイトボードに記入する場合、誰かが書くと、他の参加者は見ていることになります。最近はオンラインホワイトボードがありますが、まだまだ使いにくいです。付箋は参加者が同時に記入できます。自分で考え、手を動かすと脳が活性化します。自分の理解や考えを整理できます。漢字を思い出し、短い文にまとめるのも頭を使います。そして何より参加者が全員、それぞれの意見やアイデアを付箋に記入することで、参画意識も高まります。付箋の利用は、役職に関係なく、声を出さなくても意見やアイデアを記入できます。参加者がフラットな状態でワークショップやミーティングに参加できます。
　付箋はなるべく大きなものを準備します。正方形7.5cm x 7.5cm、横長7.5cm x12.5cmのものがよいです。色は多色があるとタイトルや分類するのに便利です。鉛筆や細いボールペンではなく、サインペンを準備します。付箋をフリップチャート（模造紙）やボードなどに貼り付けた場合、細い文字は見えにくいです。ブレインストーミングには、大型の付箋とサインペンが有効です。私は職業柄、いつもカバンに付箋の束とサインペン（黒と赤）を持ち歩いています。ちょっとしたミーティングでも付箋とサインペンを取り出して、メモをとりながら付箋に書くようにしています。
　意見やアイデアは簡潔に記載し、付箋１枚に１つです。横書きに統一すると読みやすいし、まとめやすいです。付箋はメモ書きに使うものと思っていた方は、この方法を試してみてください。多くのメンバーに参加してもらいたいと考えるとき、付箋の活用は簡単でお勧め、皆に参加してもらえます。