今回は、Web会議を円滑に進めるコツや便利なフレーズを紹介します。
COVID-19の影響で在宅勤務が続く中、Web会議が増え、face-to-face会議とは異なる難しさを実感していらっしゃる方も多いと思います。私も最近はZoomやTeamsなどのWeb会議での通訳が多いですが、お互いの顔が見えないので、逐次通訳のタイミングに苦労しています。Web会議を円滑に進めるコツや便利なフレーズを紹介します。
1. 事前にAgendaを送付する
Web会議を円滑に進めるために必要なのは、Agendaの事前送付です。Agendaには、1) Goal of the meeting（会議の目的）、2) Who, When and Where（必須／任意出席者、所要時間、Zoomなどへのリンク）、3) The actual agenda（実際のアジェンダ）、Supporting materials（添付資料）を含めましょう。出席者が事前にAgendaに目を通しておくことで、全員がdeliverablesにフォーカスした効率の良い会議ができます。
2. 直後にmeeting minutes（議事録）を送付する
Face-to-faceのミーティングでも重要ですが、Key points（重要なポイント）、Decisions（意思決定）、Actions（今後の対応）を明記した議事録をミーティング終了直後に出席者に送ることで、meeting outcome （会議の結果）についての共通理解が得られます。
3. Dry run（リハーサル）をする
Web会議の参加者の中には、how to turn your mic off and on（マイクのOn /Off）、how to share content and then un-share it（画面の共有、共有の終了）などの操作に慣れないまま参加をする人がいます。事前に同僚とリハーサルをすることで、会議中に焦ることがなくなります。
COVID-19の影響で在宅勤務が続く中、Web会議が増え、face-to-face会議とは異なる難しさを実感していらっしゃる方も多いと思います。私も最近はZoomやTeamsなどのWeb会議での通訳が多いですが、お互いの顔が見えないので、逐次通訳のタイミングに苦労しています。Web会議を円滑に進めるコツや便利なフレーズを紹介します。
1. 事前にAgendaを送付する
Web会議を円滑に進めるために必要なのは、Agendaの事前送付です。Agendaには、1) Goal of the meeting（会議の目的）、2) Who, When and Where（必須／任意出席者、所要時間、Zoomなどへのリンク）、3) The actual agenda（実際のアジェンダ）、Supporting materials（添付資料）を含めましょう。出席者が事前にAgendaに目を通しておくことで、全員がdeliverablesにフォーカスした効率の良い会議ができます。
2. 直後にmeeting minutes（議事録）を送付する
Face-to-faceのミーティングでも重要ですが、Key points（重要なポイント）、Decisions（意思決定）、Actions（今後の対応）を明記した議事録をミーティング終了直後に出席者に送ることで、meeting outcome （会議の結果）についての共通理解が得られます。
3. Dry run（リハーサル）をする
Web会議の参加者の中には、how to turn your mic off and on（マイクのOn /Off）、how to share content and then un-share it（画面の共有、共有の終了）などの操作に慣れないまま参加をする人がいます。事前に同僚とリハーサルをすることで、会議中に焦ることがなくなります。
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